Upravljanje z najbolj dragocenim virom – časom

Tako v družinskem podjetništvu kot tudi na splošno v vsakem podjetju je učinkovito upravljanje s časom eden izmed najbolj pomembnih faktorjev za doseganje podjetniškega uspeha. Upravljanje s časom je nekaj, česar v podjetniškem svetu marsikdo sploh ne razume, še manj ljudi pa to dobro izvaja. Na drugi strani pa so nekateri izjemno produktivni in jim na videz uspe premikati gore. Kaj je bistvena razlika med njimi? So se morda slednji šolali na najbolj prestižnih univerzah in nabirali praktične izkušnje že v rani mladosti? 

Moj odgovor je, seveda, ne. Vse je stvar prioritet. Če imate iskreno željo, da svoje upravljanje s časom dvignete na višjo raven, bo treba zavihati rokave. Predvsem pa poiskati načine, ki vam osebno najbolj odgovarjajo, se jih držati in izvajati, kot da so vaš zemljevid do želenega uspeha.

V nadaljevanju tega članka z vami delim 6 preverjenih metod, ki lahko bistveno doprinesejo k bolj učinkovitemu časovnem menedžiranju.   

Koncept upravljanja s časom je v zadnjih desetletjih pridobil veliko popularnosti. Dejstvo je, da vam lahko pomaga bolje načrtovati in organizirati dejavnosti, povečati produktivnost in vzdrževati zdravo ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem.

Kako torej upravljanje s časom izboljša učinkovitost? Glavni cilj je zavestno nadzorovati, kako preživite čas za pomembne naloge in dejavnosti, bodisi v službi bodisi v osebnem, vsakdanjem življenju.

Obvladovanje pravilnega pristopa za upravljanje s časom vam lahko pomaga na številnih področjih:

• uspešno boste dosegali vaše cilje,
• lažje boste določili prioritete,
• odpravili boste slabe navade, kot so npr. odlašanje, nejasnost ciljev, slab fokus in zmanjšana pozornost,
• razvijanje veščin upravljanja s časom lahko zmanjša stres in
• lažje boste ohranjali višjo stopnjo motiviranosti.

Po grobi oceni naj bi imelo dobro metodo za upravljanje s časom samo 20 % ljudi. Z drugimi besedami, zelo malo je ljudi, ki so resnično produktivni. Toda z nekaj usmeritve in znanja lahko postanete gospodar oziroma gospodarica svojega časa. Pri naši svetovalni dejavnosti podjetnikom in podjetnicam ter lastnikom družinskih podjetij predstavimo različne preverjene metode za uspešno upravljanje s časom.

1. Vnaprej načrtujte svoj dan

Načrtovanje je prva in najbolj preizkušena tehnika upravljanja časa. Vsi smo že mnogokrat slišali izraz, da je dobra priprava več kot polovica uspeha. In ravno priprava nam bistveno pomaga, da svoj fokus usmerjamo v najbolj pomembne dejavnosti za uspešno poslovanje. Priprava delovnih aktivnosti nam pomaga pri boljši učinkovitosti, organiziranosti in nam daje podroben vpogled v naloge, ki so najbolj pomembne za izvajanje. Med uporabne tehnike za načrtovanje in boljše organiziranje dela spadajo:

• koledarji in osebni organizatorji v papirni ali digitalni obliki,
• aplikacije in ostala interaktivna orodja za upravljanje s časom,
• namenski seznami opravil (to-do liste),
• zapiski, beležke, dnevniki in druge papirnate oblike za upravljanje s časom.

2. Pojejte živo žabo

Razlaga tega nenavadnega izraza je zelo preprosta. Načeloma smo daleč najbolj produktivni v prvi polovici delavnika, zato je pomembno, česa se v prvih parih urah delovnega dneva najprej lotimo. Gre za določanje prioritet. Najprej opravite najpomembnejše naloge, ko končate, preklopite na manj pomembne. Odločite se za opravilo, ki vam v dnevu vzame največ časa in energije, ter se najprej osredotočite samo na to. To vam bo pomagalo bolje organizirati potek dela in lažje boste držali fokus skozi ves dan.

3. Recite »ne« in delegirajte

Vsak od nas ima svoje meje. Enostavno vsakič ne zmoremo narediti vsega, kar si ljudje želijo in od nas pričakujejo. To mnogokrat povzroča stres, izgorelost in občutke tesnobe. Zato je tako pomembno, da ste odločni in rečete »ne«, ko vam ljudje želijo dodeliti dodatne naloge. Ne pozabite, da ni nič narobe, če zavrnete stvari, ki jih ne zmorete opraviti. Začnite z uspešnim delegiranjem nalog. Še posebej, če obstaja nekdo, ki lahko delo opravi bolje in hitreje od vas.

4. Časovno ovrednotite vaše naloge

Ali veste, koliko časa porabite za določene naloge? Verjetno ste med večino ljudi, ki na to vprašanje nima natančnega odgovora. Če veste, koliko svojega časa namenjate nalogam, projektom in različnim dejavnostim, boste lahko bolje organizirali svoj delovni dan in potek dela. Lahko uporabljate programe oziroma aplikacije za sprotno sledenje in beleženje vaših delovnih nalog. Tudi sami si lahko tekom delavnika zapisujete, koliko časa potrebujete za uspešno izvedbo določene naloge. Za to je potrebno kar precej samodiscipline, vendar se vam lahko kaj kmalu obrestuje.

5. Eisenhowerjeva matrika

Eisenhowerjeva matrika je izjemno uporabna metoda za upravljanje s časom. Razvil jo je 34. ameriški predsednik Dwight D. Eisenhower. Metoda pomaga pri razvrščanju nalog glede na nujnost in pomembnost, hkrati pa razvršča manj nujne in pomembne naloge, ki bi jih morali prenesti ali jih sploh ne izvajati. V tej tehniki ustvarite 4 področja (kvadrante) z naslednjimi kategorijami:

• NUJNO in POMEMBNO: Najprej naredite vse bistvene naloge, ki jih ne morete preložiti ali delegirati.
• NENUJNO in POMEMBNO: Vsako manj nujno, a vseeno pomembno opravilo razporedite za pozneje.
• NUJNO in NEPOMEMBNO: Delegirajte oz. prenesite na druge (če je možno) nujne naloge, vendar manj pomembne.
• NENUJNO in NEPOMEMBNO: Ne opravljajte nalog, ki niso niti nujne niti pomembne.

6. Paretovo načelo ali pravilo 20/80

Paretovo načelo temelji na trditvi, da 20 odstotkov vloženega dela povzroči 80 odstotkov uspeha. Pomembno je torej, da se pri svojem poslu osredotočite na tistih 20 odstotkov nalog, ki so najpomembnejše. Najbrž vas bo presenetilo dejstvo, da v večini primerov 20 odstotkov strank prinese kar 80 odstotkov prihodkov. Presenetljivo je tudi, da na službenih sestankih v določenih 20 odstotkih časa pridete do kar 80 odstotkov vseh sklepov in 20 odstotkov vaših storitev ali proizvodov bo prineslo kar 80 odstotkov dobička, medtem ko bo drugih 20 odstotkov dobička povzročalo 80 odstotkov vseh težav.

Vsekakor vam iskreno priporočam eno ali celo več izmed zgoraj naštetih metod za upravljanje s časom. Verjamem, da so uporabne in učinkovite prav v vsaki podjetniški dejavnosti. Ne glede ali vaše podjetje spada v segment družinskih ali večlastniških podjetij. Z dobro časovno organizacijo se da realizirati cilje, ki jih načeloma zasledujemo vsi lastniki/ce. To je optimizacija dela in maksimiziranje dobička. Seveda poleg tega sem spada tudi lažje opravljanje dela in posledično več iskrenega ravnovesja med poklicnim in zasebnim življenjem. Kot vsi še predobro vemo, čas je dobrina, ki je ni mogoče kupiti ali pridobiti nazaj. Želim vam srečno in uspešno upravljanje z vašim časom.