Večina ljudi si v življenju postavlja cilje. Nekateri jih dosežejo, drugi ne. Eden izmed razlogov, da jih ne dosegamo, je, da si jih postavljamo na napačen način. Pristop prepuščam se življenju, da mi prinese, kar mi je namenjeno, povzroči, da nas življenje in drugi ljudje premetavajo, kot bi bili ladjica na morju … malo sem, malo tja. In na koncu imamo občutek, kot da ne živimo svojega življenja. Cilj določa smer našega delovanja. Organizacijsko gledano je delovanje podjetja brez dobro postavljenih ciljev vnaprej obsojeno na neuspeh.

Pri razumevanju procesa vodenja se pot začne in konča prav pri ciljih. Kako postavljati cilje, da povečamo možnost doseganja, bom obravnaval in razložil v enem naslednjih člankov. Tokrat bom za izhodišče procesa vodenja predpostavil le, da podjetje ima cilj(e).

Vodja prenaša zamisli

Oseba, ki je odgovorna za doseganje ciljev v organizaciji in člane skupine pelje proti skupnemu cilju, se imenuje vodja. S komunikacijo prenaša zamisli drugim ljudem, svojim sledilcem. Prenašanje zamisli je vplivanje na druge, kar je povsem naraven pojav. Vplivamo ves čas, tudi takrat, ko mislimo, da ne. Vodja, ki ne daje zamisli, ki ne vodi ljudi, prav tako vpliva. Na tak način, da drugim sporoča in kaže svojo nemoč, neznanje, pasivnost, nekompetentnost in druge podobno negativne informacije o sebi in svojih kapacitetah.

Pojem prenašanje zamisli ni prisoten le v organizacijah, ampak tudi v drugih kontekstih v naših življenjih, npr. v družini, pri vzgoji. Če že vplivamo ves čas, počnimo to tako, da dosežemo rezultat.

Zamisli vodja prenaša:

1. V obliki idej, kaj mora nekdo narediti, kdaj, do kdaj, na kakšen način, kako, s kakšno pomočjo in sredstvi. Temu prenašanju zamisli v vsakodnevnem žargonu bolj razumljivo rečemo dajanje navodil. Te ideje so informacije, ki se kot strukture, strategije nahajajo v naših možganih. Pri dajanju navodil je pomembno, da so ta navodila jasna in razumljiva in da jih sporočimo na primeren način. Pričakovanje vodij, da bi ljudje po x času dela v podjetju že morali vedeti, kaj se od njih pričakuje, je napačno. Pravilnejši pristop je, da vodja aktivno vpliva na druge. Pri visoko funkcionalnih zaposlenih in v visoko funkcionalnih skupinah je res možno, da ljudje proaktivno delujejo v smeri doseganja rezultatov in jih tudi dosegajo, vendar vsi zaposleni in vse skupine niso visoko funkcionalne.

2. Vodja v svoji vlogi prenaša tudi splošna in specifična pravila, ki obstajajo v organizaciji. V ta splošna in specifična pravila spadajo na primer pogodba o zaposlitvi, pravilnik varstva pri delu, pravice in dolžnosti, kultura delovanja v podjetju, operativni in organizacijski postopki, standardi in druge podobne oblike navodil.

Namen teh dokumentov naj ne bi bil, da jih imamo zato, ker jih moramo imeti, da zadostimo takšnim in drugačnim zunanjim pogojem, ampak zato, da zaposleni določene naloge izvajajo vedno na enak način. Razlog je v tem, da ne izgubljajo nepotrebne energije, časa in drugih virov, ko vsakič znova iščejo strategije za delo. Veliko bolj preprosto je, da nekaj, kar deluje, zapišemo ali narišemo, da lahko tudi drugi počnejo to na enako učinkovit način. So okvir delovanja posameznikov in skupin v podjetju.

V povezavi s tovrstnimi dokumenti izhaja kar nekaj možnih težav in naloga vodje je, da takšne težave odpravlja. Npr.: Imamo pravilnik o Varstvu pri delu, vendar ga nihče ne pozna. Zaposleni že znajo približno povedati, točne korake in postopke pa je večina že zdavnaj pozabila. Če jih je kdaj sploh poznala.

Drug tak primer bi bil npr. postopek izvajanja prodaje. Če bi pogledali podrobneje, bi ugotovili, da ga zaposleni v prodaji ne izvajajo, ker je zastarel in vsak prodajalec dela malo po svoje. Imeti neveljavne, nedelujoče ali neuporabljene postopke za delo je nesmiselno.

Po izkušnjah v kategorijo nedelujočih ali neupoštevanih pravilnikov spadajo še organigrami, vodenje projektov, reševanje reklamacij, opravljanje dežurstev, remontov, uvajanje zaposlenih in mnogi drugi. Če imate v podjetju pravilnike, jih izvajajte, če pa so zastareli, jih nadgradite in ažurirajte. Tiste, ki so neuporabni in namenjeni polnjenju arhivskih polic ali zasedanju prostora v računalnikih, pa preprosto odstranite. Žal je v podjetjih prisotna praksa, da novo zaposlenemu na nekem delovnem mestu predstavijo, katere pravilnike imajo v podjetju, kje so in jim celo dajo navodila, da jih morajo poznati. Le redko pa preverijo, ali se jih je zaposleni tudi naučil. Zaupanje v ljudi je lepa lastnost, v organizaciji pa je preverjanje še boljše in predvsem prihrani marsikateri problem v prihodnosti. Oseba, ki je odgovorna za to, da zaposleni poznajo in izvajajo navodila (tokrat v obliki pravilnikov in navodil), je vodja.

Zaposleni izvajajo zamisli ali tudi ne

Pogosto pričakovanje je, da imajo zaposleni v svojih predstavah enake ali celo iste zamisli kot jih imajo vodje. Ko se bolj aktivno ukvarjamo z ljudmi, ugotovimo, da izjemno redko ali skoraj nikoli nimamo istih zamisli. Kako čudovit in preprost bi bil organizacijski svet, ko bi vodja dal zaposlenim navodilo: »Pojdite levo.« In bi šlo vseh deset sodelavcev na levo. V resničnem svetu jih gre pet v levo, dva desno, eden naprej in dva se sprašujeta, zakaj. Zato je naloga vodje, da poskrbi, da imajo vsi njegovi zaposleni isto zamisel. Vendar je možen, celo pogost odziv ljudi, da se zamislim in vplivu, ki spreminjajo njihovo predstavo o nečem, upirajo, branijo, preusmerjajo, zavlačujejo, odvračajo, sabotirajo in na ta način vzdržujejo svoje predstave. Zagotovo ste že slišali komentarje, kot je: »Saj na koncu naredim, samo malo ga moram ****.« Tovrstni odzivi niso naperjeni proti vodji ali podjetju, ampak so način, kako ljudje ščitijo obstoječe predstave in/ali potrjujejo svoj položaj med drugimi zaposlenimi. Vodja to mora razumeti in biti vešč, da tovrstne odzive obvlada in doseže svoj vpliv. Ne zaradi lastnega ega, temveč zato, da skupaj z zaposlenimi dosežejo cilj ali cilje.

Kako povečamo vpliv na druge ljudi? V življenju nas obkroža ogromno ljudi in večina na naše življenje nima bistvenega vpliva. So nekje okrog nas, vendar jih ne upoštevamo. Druga skupina so ljudje, ki se jih bojimo in jih upoštevamo ter izpolnimo navodilo iz strahu, vendar v to vložimo minimalno količino virov. Obstajajo pa tudi ljudje, ki lahko vplivajo na nas. To so tisti ljudje, ki jih spoštujemo, jim verjamemo, jih dojemamo kot zaupanja vredne. Skupni imenovalec vseh ljudi, ki imajo vpliv v naših življenjih, je, da so nam odnosno blizu. Se pravi, v našem življenju upoštevamo tiste ljudi, ki so nam blizu/bližje. Odnosi, ki jih tako pogosto omenjamo kot pomembne, so pravzaprav pot do vplivanja na druge. Pri vodenju to pomeni, da bo vodja povečal svoj vpliv na druge, če bo z njimi zgradil in vzdrževal dober odnos. To ne pomeni, da mora vodja s svojimi zaposlenimi biti najboljši prijatelj. Pomembno je, da lahko le s pomočjo odnosov zgradi zaupanje, spoštovanje, kompetentnost, tudi karizmo. Pot do vplivanja pelje skozi odnose.

Izvajanje aktivnosti, regulacija in rezultat

Ko imajo zaposleni v svojih zamislih specifične naloge, poznajo navodila, procese, postopke ipd., se lahko osredotočimo na izvajanje stvari v praksi – na delo. Tudi v tem delu se lahko pojavijo problemi, in sicer da zaposleni stvari ne zmorejo ali nočejo izvajati na pravilen način. Naloga vodje je, da spremlja aktivnosti in jih regulira toliko časa, dokler ne dosežejo želenega rezultata.

Vodenje se ne konča, dokler ni celoten proces zaključen in posameznik in/ali skupina doseže zastavljeni cilj. Naš proces vodenja se zaključi z razlogom, zakaj smo skupaj v podjetju – da dosežemo želen rezultat. In to je takrat, kadar je rezultat v skladu ali presega zastavljene cilje. Vplivanje na deležnike, ki sodelujejo v tem nenehno ponavljajočem se procesu, se imenuje vodenje. In vplivamo tako, da nenehno vrivamo svoje zamisli. Zato je vodenje vrivanje zamisli drugim ljudem.

Naloga za bralce

1. Preverite, ali vaši sodelavci/sledilci/podrejeni poznajo pravilnike, kot so Varstvo pri delu, Pravilnik vedenja oz. delovanja v podjetju, procese, kot je ISO, oz. podobno.
2. Razmislite, kakšen odnos imate z izbranimi zaposlenimi, predvsem tistimi, na katere imate neposreden vpliv (horizontalno in vertikalno). Ali ste jim odnosno blizu ali daleč in kako to vpliva na njihovo upoštevanje vas.
3. Raziščite, kako bi lahko izboljšali odnos z enim ali več zaposlenimi.

Članek avtorja Denisa Hilčerja je bil objavljen v februarski številki Obrtnika podjetnika.